Comisión de evaluación y promoción: funciones, integrantes y ejemplo de acta (cierre de año)

La comisión de evaluación y promoción analiza los casos de desempeño bajo, recomienda apoyos y decide la promoción según el SIEE. Noviembre es su mes más intenso: es cuando se define quién pasa y quién no.

De dónde viene la comisión

Con el antiguo Decreto 230 de 2002, las comisiones de evaluación y promoción eran obligatorias y estudiaban los casos de repitencia. El Decreto 1290 de 2009 derogó esa norma y dejó en manos de cada institución la decisión: el artículo 11 dice que el establecimiento puede crear comisiones u otras instancias para el seguimiento de la evaluación y la promoción, si lo considera pertinente.

En la práctica, casi todos los SIEE mantienen la comisión, porque es la instancia que da garantías al proceso. Por eso sus funciones e integrantes dependen del SIEE de tu colegio. Lo que sigue es lo más común.

Integrantes habituales

Algunas instituciones conforman una comisión por grado; otras, una por nivel (primaria, secundaria, media).

Funciones típicas

En cada período:

• Analizar los casos de estudiantes con desempeño bajo en una o más áreas.
• Identificar causas (académicas, de asistencia, familiares, de salud).
• Recomendar actividades de apoyo y compromisos.
• Hacer seguimiento a los compromisos anteriores.
• Identificar estudiantes con desempeño superior (posible promoción anticipada).

Al final del año:

• Estudiar los casos de posible no promoción.
• Verificar que se hayan hecho las actividades de apoyo y recuperación.
• Decidir o recomendar la promoción según el SIEE.
• Dejar recomendaciones para el año siguiente.

Cómo preparar los casos (lo que te toca como docente)

La reunión sale bien si cada docente llega con la información lista. Para cada estudiante en riesgo:

Con este cuadro la comisión decide en minutos y con soporte. Sin él, la reunión se vuelve una sucesión de impresiones.

Modelo de acta

ACTA N.º ___ — Comisión de evaluación y promoción, grado ___

Fecha: ___ Hora: ___ Lugar: ___

Asistentes: (nombre y rol)

Orden del día: 1) Verificación de asistencia. 2) Revisión de compromisos del período anterior. 3) Análisis de casos. 4) Recomendaciones. 5) Varios.

Desarrollo: Para cada estudiante (identificado por código o iniciales en copias de circulación interna): áreas con desempeño bajo, causas identificadas, actividades de apoyo realizadas, decisión o recomendación, responsables y fechas.

Decisiones de promoción (solo en la última sesión): estudiantes promovidos, estudiantes con recuperación pendiente, estudiantes no promovidos y fundamentos según el SIEE.

Recomendaciones generales para el grado: ___

Firmas: ___

Adapta el modelo al formato de tu institución. Lo importante es que cada decisión quede fundamentada en el SIEE y en evidencias.

Casos especiales

Estudiantes con PIAR. Se evalúan frente a su plan de ajustes. La comisión debe verificar que los ajustes se aplicaron; si no se aplicaron, el bajo desempeño no puede atribuirse solo al estudiante. Ver SIEE y PIAR y ejemplos de PIAR.

Inasistencia. El SIEE suele fijar un porcentaje máximo de faltas injustificadas. Antes de aplicar, verifica que las inasistencias estén registradas y que se hayan hecho los reportes a la familia.

Transición. En preescolar no se reprueba: la evaluación es cualitativa y el niño avanza a primero.

Promoción anticipada. En el primer período, la comisión puede identificar estudiantes con desempeño superior y proponerlos al consejo académico (artículo 7 del Decreto 1290).

Por grado: aspectos a cuidar

Errores que generan reclamos

• Decidir una no promoción sin actividades de apoyo previas documentadas.
• Aplicar criterios que no están en el SIEE.
• No notificar a la familia durante el año.
• Actas sin firmas o sin fundamentos.
• No informar el derecho a reclamar y el procedimiento.

Cómo conducir la reunión en menos de dos horas

Las comisiones de cierre de año suelen alargarse porque cada caso se discute desde cero. Algunas reglas que ayudan:

1. Enviar el cuadro de casos con anticipación (dos días antes) a todos los integrantes.
2. Empezar por los casos claros: estudiantes que ya superaron sus recuperaciones o cuyos casos no tienen discusión.
3. Dedicar el tiempo a los casos complejos: inasistencia prolongada, situaciones familiares, estudiantes con PIAR.
4. Decidir con el SIEE en la mano, no con impresiones.
5. Registrar la decisión y su fundamento en el momento, no después.
6. Cerrar con recomendaciones generales para el grado: qué falló, qué funcionó, qué hacer el próximo año.

La reclamación de una familia

Si una familia no está de acuerdo con una decisión de promoción, el SIEE debe establecer el procedimiento de reclamación (Decreto 1290, artículo 4, numeral 10). El orden habitual es: docente del área, director de grupo, comisión de evaluación y promoción, consejo académico y, por último, consejo directivo. Una decisión bien documentada en el acta, con las actividades de apoyo y las citaciones a la familia, es la mejor respuesta. Por eso conviene tratar cada acta como si fuera a ser revisada por alguien externo.

Qué hacer con las recomendaciones para el año siguiente

Las recomendaciones de la última comisión no deberían quedar en el archivo. Llévalas a la jornada de enero: si la comisión detectó que la mitad de los casos de 4.º eran por comprensión lectora, eso es un énfasis para la malla de 2027. Lo explicamos en planeación anual 2027.

Lista de chequeo antes de la última sesión

• Todas las valoraciones del año están registradas en la plataforma.
• Cada caso tiene su cuadro con evidencias.
• Las recuperaciones finales ya se evaluaron.
• Las familias fueron citadas e informadas durante el año (con fechas).
• Los casos de estudiantes con PIAR tienen el seguimiento de ajustes.
• El formato de acta está listo.

Confidencialidad de las actas

Las actas de la comisión contienen información sensible: situaciones familiares, de salud, de convivencia. Guárdalas en el archivo institucional, no en grupos de mensajería ni en carpetas abiertas. En las copias que circulan entre docentes, identifica a los estudiantes por código o iniciales. Las familias tienen derecho a conocer lo que se decidió sobre su hijo, no los casos de otros estudiantes.

Después de la comisión

Las decisiones se comunican a las familias en la entrega del informe final, junto con las actividades de recuperación si el SIEE las contempla para el cierre del año. Para redactar los informes, revisa las frases por desempeño. El Generador de informes te ayuda a pasar de tus notas a una descripción clara. Toda la información sobre evaluación está en la guía del SIEE.